Tools 2021 #01 | Configurer l’outil SNDS pour monitorer votre réputation chez Microsoft !

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Chose promise… Chose faite! Après mon article sur la configuration de l’outil Postmaster de Mail.ru, je vous propose de paramétrer et de découvrir ce qui se cache derrière l’outil Postmaster de Microsoft (ou Outlook)!

Aussi loin que je me souvienne (c’est-à-dire en 2008), j’ai toujours connu l’outil SNDS sous la forme où il est aujourd’hui… Même interface, menu, dashboards, couleurs. À une exception près: L’url du site Web, qui a changé suite au passage d’Hotmail vers Outlook en 2012.

Qu’est-ce que SNDS?

L’outil «Smart Network Data Services» (ou SNDS pour les intimes) est une interface Web proposée par Microsoft à tous les fournisseurs de services, comprenez ici toutes sociétés possédant des IP (que l’on soit un routeur professionnel disposant de plusieurs plages d’IP ou un annonceur possédant ses propres IP), d’avoir un accès aux données de réputation de chaque IP et de pouvoir réagir en cas de problématiques sur les indicateurs remontés par l’outil de Microsoft via un monitoring. L’objectif de Microsoft avec cet outil est de réduire le spam venant de ces fournisseurs de services. Et voici à quoi ressemble la bête (page d’accueil):

Outil Postmaster d'Outlook pour un monitoring de sa réputation sur Microsoft
L’outil Postmaster d’Outlook

Comment configurer l’outil SNDS?

Comme vous l’aurez compris dans le paragraphe précédent, la configuration de l’outil de monitoring de réputation de Microsoft se fera uniquement sur une ou plusieurs adresses IP. Pour mettre en place cette configuration de l’outil, il vous faudra:

  1. Un compte chez Outlook.com = une adresse Outlook valide.
  2. La liste des IP que vous utilisées = vous devez soit être le propriétaire des IP, soit en demander l’accès au propriétaire (si vous utilisez des IP mutualisées, oubliez de suite la configuration, votre routeur pro ou votre hébergeur ne vous en donnera pas l’accès).
  3. Vous connecter à l’interface SNDS puis cliquer dans le menu à gauche sur «Request Access».
Demande d'ajout d'IP sur l'interface SDNS
La page où vous ferez vos demandes d’ajout d’IP
  1. Ajoutez vos IP puis validez le formulaire. Microsoft va alors vous demander de choisir une adresse e-mail qui recevra la validation de votre requête. Notez bien que sans validation, pas d’accès.
Adresse email pour validation de requête
Choisissez la bonne adresse e-mail qui recevra la confirmation
Statut des demandes sur l'outil de monitoring de réputation email de Microsoft
Vous pourrez suivre le statut de vos demandes (3 maximum autorisées)

Quels dashboards composent l’outil de monitoring de réputation de Microsoft?

Deux onglets vont nous intéresser, il s’agit de «View Data» et «View IP Status». Ils regroupent tous les indicateurs de réputation disponibles de l’outil. Voici un petit tour d’horizon de chaque onglet:

  1. L’onglet «View Data»

Une fois que vous avez (ou qu’on vous a) validé l’accès aux IP, vous pourrez aller dans l’onglet «View Data» pour voir les données de réputation de vos IP:

Données de réputation des IPs sur Outlook.com
La page où sera listée toutes les IP enregistrées avec la dernière période d’activité

Vous allez retrouver ici un listing de toutes les IP enregistrées avec la dernière période d’activité remontée dans l’outil. Les données intéressantes que vous retrouverez sont:

  • RCPT commands : Correspond au nombre d’adresses e-mails que vous allez contacter (RCPT = Recipient) pendant la période d’activité.
  • DATA commands : Correspond au nombre de messages transmis aux destinataires du «RCPT commands» pendant la période d’activité.
  • Message recipients : Correspond au nombre de messages réellement transmis aux destinataires du «RCPT commands» pendant la période d’activité.
  • Filter result : Correspond aux résultats agrégés du filtrage Anti-Spam appliqué à tous les messages envoyés par une adresse IP. Ce filtrage est calculé grâce aux votes réalisés par vos panélistes. Ils doivent définir si l’e-mail reçu est du «spam» ou non (cf. verdict).
ResultVerdict percentage
GreenSpam < 10%
Yellow10% < Spam < 90%
RedSpam > 90%
  • Complaint rate : Correspond au taux de plaintes généré, c’est-à-dire le nombre de plaintes divisé par le nombre «Message recipients» pendant la période d’activité. Outlook indique qu’un bon taux de plaintes doit être inférieur à 0,3% par jour.
  • Trap message period : Correspond aux heures du premier envoi et du dernier envoi vers des spamtraps Outlook pendant la période d’activité.
  • Trap hits : Correspond au nombre de spamtraps Outlook ciblés pendant la période d’activité.

Dans 99% des cas les colonnes «Sample HELO», «Sample Mail From» et «Comments» sont laissées vides.

  1. L’onglet «View IP Status»

Dans cette partie, vous retrouverez toutes les IP qui ont été bloquées par Outlook directement ou soit un partenaire (Symantec, Spamhaus…). Outlook vous donnera également la raison du blocage. Par contre, aucune date et durée ne sera précisée.

IP Status sur l'outil de monitoring Microsoft
La page où vous saurez si vous êtes bloqués par Outlook

Contacter Microsoft en cas d’incident!

Si Outlook vous a bloqué, vous aurez 2 solutions:

  • Soit arrêter les routages vers les domaines de Microsoft et attendre le déblocage naturel de ou des IPs.
  • Soit utiliser le formulaire du Support d’Outlook intégré à SNDS et demander une «mitigation» (un déblocage conditionnel = on vous débloque mais vous aurez une limitation d’envoi jusqu’à ce que l’IP retrouve une bonne réputation).
Demande de support sur l'outil de monitoring de réputation de Microsoft
Le formulaire magique (ou pas) du Support Outlook !

Par contre, je vous le dis de suite, ne vous attendez pas à de grands miracles. Tout d’abord, sur toutes les demandes que j’ai pu faire très peu aboutissent à un déblocage. Ensuite, le Support Outlook est très limité, j’entends par là qu’à part un déblocage conditionnel, vous n’obtiendrez rien d’autre – je parle en tout cas de mes expériences avec le Support, peut-être que d’autres ont pu obtenir d’autres retours (je serai preneur de retours d’expérience).

JMRP… Ou la FBL de Microsoft!

Autre avantage de l’outil SNDS (que vous retrouverez aussi sur l’outil Postmaster de Mail.ru), c’est la possibilité de configurer la «feedback loop» d’Outlook (cf. boucle de rétroaction). Ainsi via l‘onglet «Junk Mail Reporting Program» (ou JMRP pour les intimes), vous accéderez à l’interface pour configurer votre boucle de rétroaction sous la forme d’un formulaire.

JMRP Outlook.com email Microsoft
Vous pourrez faire vos demandes de boucle de rétroaction ici

Une fois validée, vous pourrez récupérer les adresses e-mails ayant cliqué sur le bouton «spam» de la messagerie d’Outlook !

Conclusion.

L’outil en lui-même est plutôt intéressant même s’il est plus axé pour les routeurs pros ou les annonceurs disposant de leur propre infrastructure. Microsoft nous donne accès à beaucoup d’informations importantes qui pourront aider tout annonceur à mieux délivrer sur leurs serveurs. Dommage qu’encore aujourd’hui, certains routeurs ne sont pas très coopératifs (je tairai leur nom) et ont du mal à donner accès à cet outil même quand un client est sur une IP dédiée (je comprends l’action sur des IP mutualisées par contre)…

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